Saskia - Head of Transformation Management

In deze reeks interviews neem ik jullie graag op sleeptouw om een aantal ongelooflijk boeiende vrouwen te leren kennen die zulke interessante dingen te vertellen hebben dat ik ze niet voor mij alleen wil houden. Ze inspireren door wie ze zijn en wat ze doen. Ik laat jullie graag met hen kennis maken. Deze interviews passen volledig in mijn missie: mijn geloof in de lerende kracht en persoonlijk leiderschap.

Deze keer is mijn zus Saskia aan de beurt. Ze mocht echt niet ontbreken en staat al lang op mijn verlanglijstje. Het is gelukt om haar te interviewen op vakantie. Saskia werkte al als senior consultant en is nu hoofd van transformatie in een bank en draagt zo bij aan de voortdurende vernieuwing van de bank.

De voorbije jaren heb ik haar al tips gevraagd om goed te werken met teams of om bijzondere bijeenkomsten en vergaderingen voor te bereiden. Ik heb haar ook al vaak raad gevraagd om gesprekken met mijn leidinggevenden voor te bereiden. We praten samen over ons werk en hoe we verder kunnen evolueren en groeien. Ik vond het passend nu ik start met jobcoaching om haar aan het woord te laten met tips en goede raad voor je professioneel leven.

Wie ben je en wat heeft je tot hier gebracht? 

Ik ben Saskia Vercruyssen, de zus van Soetkin. In het dagelijkse leven, wanneer ik niet met vakantie ben, werk in een transformatierol in een bank. Ik ben bezig met verschillende IT-projecten en ook die projecten in een roadmap zetten zodat we met het team bijdragen aan de vernieuwing van de bank. Daarvoor deed ik vooral consulting, korte en langere projecten over verschillende onderwerpen, maar steeds in de sfeer van IT en transformatie. Transformaties houden altijd grote projecten in waarin je nieuwe dingen introduceert die je nog niet deed daarvoor. Grote fusies vallen ook onder transformaties, maar ook nieuwe manieren van werken of nieuwe manieren van nadenken. Je doet de dingen niet meer zoals je het daarvoor steeds deed. We hebben in ons team ook een change team dat deze veranderingen begeleidt op menselijk vlak.

Welke tips kan je ons meegeven vanuit je ervaringen met transformaties en hoe je dat met mensen aanpakt? 

Ons change team is echt gegroeid vanuit het besef dat je geen transformaties kan doen zonder oog te hebben voor het menselijk aspect. Het is zo een belangrijk onderdeel voor de slaagkans van transformaties. Ikzelf ben bijvoorbeeld heel oplossingsgericht in mijn aanpak. Iemand komt met een probleem en ik wil het meteen oplossen. Het change team doet dat helemaal niet. We gebruiken daarvoor de ADKAR methodologie.

Awareness: Heel belangrijk om iets te veranderen is dat mensen zich bewust zijn. Is er iets dat moet veranderen? Doe ik iets dat anders zou kunnen?

Desire: Daar wil ik wel iets meer over weten.

Zonder deze eerste twee stappen is het nog niet mogelijk om over oplossingen te spreken, om te veranderen. Er is geen grond voor de verandering dan. Wat we dus veel doen, is echt stilstaan bij “Wat speelt er nu?” zonder met oplossingen te komen. We doen dit aan de hand van hopes and fears sessions. We staan even stil bij wat er nu is. Wat er is, mag er zijn. Voel je je niet goed bij de verandering of vind je dat vervelend, dat mag er zijn. Niet iedereen kan dit goed, mensen toelaten om te uiten waar ze mee zitten, zonder te oordelen of al meteen met oplossingen aan te komen. Het is altijd valide wat iemand denkt, die zal daar waarschijnlijk niet alleen mee zijn. Je moet dat kunnen uiten voor we verder kunnen met de verandering.

Knowledge: Kennis die je nodig hebt van de veranderingen.

Ability: Je moet de tools en vaardigheden hebben.

Reinforcement: Je kan het maar je hebt nog informatie nodig om het totaalpakket te zien. De kennis kreeg je al eens bij de start maar nu heb je alles wat nodig is, om die versterking aan op te hangen.

Eenmaal je in de laatste drie fases terecht gekomen bent, ben je al '“out of the woods”, dan gaat je transformatie de goede kant op. Het vergt wel wat van het change team om dit soort oefeningen te doen met mensen. Ze krijgen vaak met de meeste weerstand te maken van de mensen en ook van het managementteam. Ze zijn soms de luis in de pels in het bedrijf. Iedereen die een verandering wil doorvoeren, is heel enthousiast daarover en dan toelaten dat er even halt gehouden wordt bij de weerstand, is ook voor de leidinggevende niet altijd gemakkelijk.

Je moet de weerstand echt opzoeken en er niet aan voorbij gaan. Het is nodig om daar te blijven op hameren. Mensen zijn niet tegen verandering. De weg langs de weerstand is juist nodig om mee de verandering te kunnen dragen.

Iedereen denkt dat change en bezig zijn met de gevoelens van werknemers een wollige bezigheid is. Niets is minder waar. Deze fases van ADKAR, dat plannen we in de bank goed in. Voor elke fase is er een plan. Voor awareness plannen we bijvoorbeeld een hopes and fears sessie, voor desire laten we een motiverende spreker zoals Wouter Torfs komen. Zo plannen we voor elke fase activiteiten en maken het transformatiepad daarmee heel zichtbaar.

Wat kan je meegeven vanuit je eigen parcours wanneer mensen twijfelen over hun job?

Je moet heel erg vertrouwen in je eigen “skills and abilities”. Daar coach ik de mensen in mijn team heel erg in. Je hebt je capaciteiten en dat is niet afhankelijk van de context waarin je werkt. Ik wil zeker niet iedereen van job doen veranderen want ik ben blij dat ze in mijn team zitten, maar het is ook belangrijk om de job die je hebt goed uit te oefenen dat je het vertrouwen hebt in jezelf en je mogelijkheden. Het kan ook zijn dat je binnen je job met een fusie te maken krijgt. Wij hebben met ons team in functie van zo een grote fusie, een sterkte-zwakte analyse gedaan van ons team en het feit dat dat gedeeld wordt, maakt je sterker. Het is heel waardevol om als groep te weten wat je waard bent, maar ook individueel. Je kan ook bouwen aan je zelfvertrouwen met de kernkwadranten van Ofman*. Je kan deze ook inzetten om de sterktes van je team te onderzoeken en daaruit volgend ook de uitdagingen van de individuen maar ook van de groep. Je kan er bijvoorbeeld ook uit leren dat niet iedereen dezelfde motivatie heeft voor zijn job en je kan ook heel complementaire skills inzetten in je team. Het helpt om elkaar zo goed te kennen, zeker bij uitdagingen zoals nu met het afstandswerken. Het is wel niet gemakkelijk voor nieuwe mensen om in te stromen nu met het afstandswerken en dat wordt versterkt doordat de andere teamleden elkaar zo goed kennen. Je moet dan wel aandacht hebben voor de ongeschreven regels en die expliciet maken voor nieuwkomers.

*Voor oefeningen op zelfvertrouwen met de kernkwadranten van Ofman, kan je bij mij ook terecht.

Kreeg je al goed advies onderweg dat je wil delen?

Zeker! Ik heb al veel geleerd van verschillende mensen. Misschien iets raar dat ik leerde maar dat me wel is bijgebleven. Ik heb van nature weinig aandacht voor het formele proces in een bedrijf: welk niveau heb je en wat krijg je daarvoor? Een van mijn eerste leidinggevenden, heeft me dat op het hart gedrukt. Je moet daar ook belang aan hechten, want als jij het niet doet, geef je soms een vreemd signaal in bedrijfsculturen waar dat wel belangrijk is. Ik vind het natuurlijk wel belangrijk dat ik goed geëvalueerd word en ook bijhorend verloond, maar ik ga er vanuit dat wanneer ik mijn werk goed doe, dat dan wel volgt. Dat is wel niet altijd zo vanzelfsprekend en mijn leidinggevende drukte me op het hart dat ik dat moest aandacht voor hebben en dat durven expliciet vragen. Een beetje zoals met het vertrouwen in je eigen mogelijkheden maar dan ook ook durven vragen wat daarbij hoort. Ik vind dat nog steeds niet gemakkelijk om zelf te zeggen. Ik vind het nog steeds eenvoudiger dat iemand anders ziet wat ik waard ben.

In het aansturen van mensen, heb je daar tips om ons te helpen?

·       Er zijn veel voor de hand liggende zaken: oprecht zijn en de dingen zeggen zoals ze zijn. Ik heb al nieuwe mensen in mijn team gekregen waarover er vanalles gezegd werd op voorhand en dan ben ik heel rechtuit en ik kondig aan dat ik geen fijne boodschap heb, maar dat we aan de slag gaan met de slechte perceptie. Ik werk daar heel actief mee, met negatieve perceptie. Ik scherm soms mensen af van anderen om de perceptie bij te schaven voor ze in het team komen.

·       Mensen mogen schitteren als ze het goed doen en je bent er om te ondersteunen waar het fout gaat en dan spring je als leidinggevende mee in de bres en zorg je dat mensen niet alleen staan.

Wanneer je dat allemaal doet, krijg je een team dat heel erg aan elkaar hangt, onwaarschijnlijk!

·       Misschien nog een laatste: wat je niet goed kan, vraag je best aan iemand anders. Ik heb zelf niet veel geduld en nieuwe mensen laat ik dus eerst aan medewerkers over.
Ze lachen daar in het team al eens mee: de eerste drie maand moet je niet bij Saskia zijn. ;-) Je moet weten wat je niet goed kan en dan je daar zo rond organiseren.

Waar ben je echt dankbaar voor?

Veel dingen! Het is een moeilijke en emotionele vraag voor de moment. Mijn werk is heel belangrijk voor mij en ik steek veel energie in het team. Er zijn momenteel veel mensen die het niet goed hebben in het team en persoonlijke problemen hebben. Ze delen dat met mij en ik vind dat heel mooi dat ze dat mij delen. Ik steek veel energie in het naar hen luisteren en ik ben heel dankbaar dat ze mij zo vertrouwen en dat delen. Anderzijds ben ik ook iemand die zich zulke persoonlijke verhalen heel erg aantrekt. Ik vind het heel moeilijk om van mij af te zetten.

Ik ben zelf iemand die heel graag met inhoud aan de slag gaat en ik hou van structureren en nu ervaar ik dat zo een team waar je vijf jaar mee op weg gaat, enorm aan je groeit. Daar ben ik meer mee bezig dan dat ik gedacht had op het eerst zicht. Ik haal veel energie uit bezig zijn met inhoud en het is voor mij verrassend dat door de manier waarop ik nu al vijf jaar leiding geef, dat mensen heel veel geven om mijn mening. Ik ben daar heel dankbaar voor en het maakt me ook stil. Het is moeilijk voor mij dat mensen zo een belang hechten aan wat ik vind van de dingen. We zijn met ons team een hele weg gegaan en we zijn nu op een punt gekomen dat alles vloeit. En dat is iets om echt eens bij stil te staan.

Ik heb ook grappige ontmoetingen met mensen die ik van vroeger ken. Het is fijn dat consultants waar ik vroeger mee werkte en een goede connectie mee heb, nu vanuit een heel ander perspectief, vanuit de bank die ons heeft overgekocht, kan ontmoeten. Ze vragen mij vol ontzag welke mening ik heb. Stiekem vind ik dat erg grappig. Zo een linken met mensen waar je zo intens mee samenwerkte, dat blijft steeds bovendrijven.

En je ziet het, het is de inhoud die mij drijft in mijn werk maar als je vraagt wat de gelukjes zijn, zit het toch allemaal in de mensen.

Ik kan mezelf zoveel wijs maken dat ik het inhoudelijke werk zo leuk vind, maar als je het me nu op de man af vraagt, dan zijn het de momenten dat je een diepere connectie hebt en samen over de meet gaat, die ertoe doen.

Dit is absoluut geen podcast-materiaal, gewoon de opname van mijn gesprek met Saskia in de nogal luidruchtige bar van het Italiaanse hotel waar we met elkaar afspraken. Ben je meer een luisteraar dan een lezer, luister dan gerust naar deze opname.